Onlangs vroeg een collega mij om hulp. Ze kon een e-mail niet vinden. Ze had al haar archiefmapjes één voor één open geklikt, bijna al haar e-mails bekeken, maar zonder resultaat. Ik wees haar op de zoekfunctie in Outlook. Ze was blij. Met een voldaan wandelde ik terug naar mijn werkplek. Daar sloeg de twijfel toe. Had ik er wel goed aan gedaan? Was het niet beter geweest als mijn collega de zoekfunctie nooit ontdekt had. Nu kon ze sneller e-mail terug vinden en als gevolg ook veel sneller allerlei nieuwe mails naar god-mag-weten-wie sturen. Had ik misschien een monster gecreëerd?

Een mailmummy?

Misschien had ik wel in het klein gedaan, wat al die goedbedoelde cursussen over effectief e-mailgebruik in het groot doen. U kent ze wel, die cursussen waarin de e-mail-etiquette besproken wordt. Waarin ze uitleggen wanneer je moet mailen (niet te vaak) en hoe je moet mailen (niet te lang) en aan wie (niet iedereen cc-en). Maar waarin ze ook aandacht besteden aan sneltoetsen, het customizen van Outlook, snel bestanden bijvoegen en ga zo maar door. Ik heb altijd het gevoel dat mensen de etiquette weer snel vergeten, maar dat de handigheidjes blijven hangen. Het gevolg: een leger van mailmummies, monsters die langzaam elke mailbox in een organisatie volstoppen.

Er zijn mensen die geloven, of misschien hopen, dat e-mail langzaam zal verdwijnen. Ze wijzen vaak op Enterprise Social Media. Een systeem waarbij de verworvenheden van Facebook, Twitter, Yammer, Linked-in e.d. ingezet worden in de zakelijke wereld. Ze wijzen op de jongere generatie, die mailt al lang niet meer. Dat klopt, maar zakelijke mail neemt nog steeds toe en ik ben bang dat de mensen die zo effectief in staat zijn geweest om e-mail tot een bijna nutteloos product te maken, dat ook wel zal lukken met Enterprise Social Media.

Ik heb me jarenlang verzet tegen de terreur van mijn mailbox. Ik heb geprobeerd om alleen maar te mailen tussen vier en vijf uur (resultaat: ik vond om 4 uur e-mails die zeiden dat het adviesstuk waaraan ik de hele dag had gewerkt niet langer nodig was). Ik heb me consequent afgemeld voor alle nieuwsbrieven (resultaat: meer nieuwsbrieven). Ik heb collega’s persoonlijk aangesproken die mij om onduidelijke redenen cc-den (resultaat: een blanco blik op zijn best, meestal irritatie). Ik pakte zoveel mogelijk de telefoon (resultaat: meestal voicemail. Daarna een e-mail met de vraag of ik gebeld had). Ik heb geëxperimenteerd met Instant Messaging (resultaat: gemiste IM berichten kwamen in mijn mail, lang leve de Outlook Integratie). Kortom, wat ik ook deed, het aantal e-mails nam toe. Ik kwam minder en minder toe aan mijn werk. En dus besloot ik het roer radicaal om te gooien.

Een paar jaar geleden ben ik begonnen steeds iets minder te gaan werken en wat meer te gaan mailen. Als je maar lang genoeg ergens werkt, weet op een gegeven moment namelijk niemand meer precies wat je doet. Dat gegeven benut ik ten volle. Op dit  moment is de verhouding 20-80. Ik werk 20% van mijn tijd en de rest besteed ik aan het versturen en beantwoorden van e-mails. Zo gauw onder in beeld het bericht komt dat ik een nieuwe e-mail heb, kom ik in actie. Ik lees de e-mail, beantwoord hem meteen en geef nog wat extra suggesties. Immers omdat ik tijd genoeg heb, en omdat ik mijn mail goed lees, weet ik altijd precies wat er speelt. Collega’s vinden dat fantastisch. Ik hoor het regelmatig terug. Rens? Geweldige vent. Onmisbaar voor de afdeling. Geeft altijd meteen antwoord. Hoef je tenminste geen dagen te wachten op een reactie. Ik heb pas een paar 360 graden feedbacks gedaan (via de mail uiteraard) en ze waren zonder uitzonderingen lovend. De laatste jaren heb ik alleen maar positieve beoordelingen gehad met bijbehorende salarisverhogingen. En dat terwijl ik steeds minder doe. Fantastisch toch? Ik heb zelfs tijd om op mijn gemak eens door te vragen hoe het nu precies zit met die oom in Nigeria waar ik schijnbaar geld van heb geërfd.

Ik raad het iedereen aan. Stop met werken, begin met mailen. U en uw collega’s zullen versteld staan!